Excel-Problem, Verknüfung zweiter Tabellen

[jayko]

Liebe User… da ich etwas verzweifle, wende ich mich heute an Euch und hoffe, dass mir jemand etwas weiterhelfen kann. Danke schon jetzt!

Mein Problem:

Ich habe eine Excel-Liste (genannt: Urliste). Hier ein annäherndes Beispiel, wie diese aufgebaut ist:

In den ersten Spalten ist die Zugehörigkeit definiert und wird einfach angekreuzt – der Einfachheit halber Kamelbesitzer, Katzenbesitzer, Hundebesitzer.
Anschließend folgen Spalten mit Einträgen wie Name, Vorname, Straße etc.

Nun ist es ja ein Einfaches, über die Sortierfunktion (nach „x“ in den ersten drei Spalten)  die einzelnen Tierbesitzer zu filtern. Es kommen aber auch immer mal wieder neue Tiere und Halter hinzu oder eben müssen ganze Zeilen entfernt werden. Soweit sich das alles in der einen Tabelle abspielt, ist das auch noch kein Problem.

Jetzt habe ich eine weitere Arbeitsmappe (genannt: Alarmierungsliste). Dort sind Einträge in einzelnen Feldern, die sich die Daten aus der Urliste ziehen.

Beispiel:

In D4 des Tabellenblattes 1 der Urliste steht die Telefonnummer der Katzenbesitzerin Marie Rose. Diese wird in B4 der Alarmierungsliste übertragen. Aktualisiere ich z. B. nach einem Umzug die Telefonnummer in der Urliste, dann wird die Nummer auch in der Alarmierungsliste geändert.

Mein Problem:

Wenn ich in der Urliste die Felder überschreibe, um sie aktuell zu halten, ist alles schön. Wenn ich aber die Liste verändere (z. B. eine Sortierung vornehme), dann verrutscht die Zeile so, dass in der Alarmierungsliste die falschen Daten übernommen werden. Sortiere ich beispielsweise nach Namen, so ist nicht mehr Frau Rose in der Alarmierungsliste, sondern Herr Tierviel.

Genau das möchte ich aber umgehen. Im richtigen Fall handelt es sich nicht um Tierbesitzer, sondern um wichtige Dateien und enorm wichtigen Daten, die aktuell gehalten werden müssen. Und solche Fehler dürfen da dann nicht passieren.

Gibt es eine Lösung? Vielleicht etwas, was Excel sagt, die Daten mit genau diesem einen Datensatz (hier: Frau Rose) zu verknüpfen? So dass auch beim Löschen, Hinzufügen etc. von Zeilen immer die Daten von Frau Rose übernommen werden?

Für ein paar Tipps bin ich enorm dankbar. Meine Excel-Kenntnisse sind ganz okay, VBA habe ich auch stümperhaft versucht und ab und zu etwas Erfolg gehabt (ehrlich gesagt über „an-Mustern-dran-lan-hangeln“).

Zwei Excel-Dateien nach dem besc hriebenen Muster habe ich angehängt.

Großes Dankeschön für Eure Unterstützung,

Jens

[gmg-cc]

Moin Jens,

warum 2 Mappen? Mit einer einzigen Mappe und 2 Tabellenblättern (eine davon Pivot) ist das ruck zuck erledigt. Und im Endeffekt brauchst du nur die Pivot, außer bei Änderungen der Stammdaten. Einfach mal ansehen ...
(Ja, es geht auch extern, aber ich denke, dass dir da noch etwas Basiswissen fehlt ...)

[jayko]

Hallo Günther,

danke erstmal für Deine Mühe. Tatsächlich kenne ich mich mit Pivot nicht gut aus; Dein Ansatz sieht gut aus.

Warum ich zwei verschiedene Dateien benötige? Es ist tatsächlich so, dass ich mein Problem einfach beschrieben hatte und es auf das Nötigste herunterbrechen wollte. Daher ein Beispiel mit Tieren - tatsächlich ist die Sache komplexer.

Es ist auch etwas, was ich im Job verwenden will - zwei getrennte Dateien sind da unumgänglich. In meiner Mustertabelle hatte ich das so versucht wie Du mit der Pivot-Tabelle, was aber komplett anders aussieht bei mir. Du hast in die erste Spalte nun jedem sein Tierchen zugeordnet. Tatsächlich (um es auf das Beispiel anzuwenden) haben aber manche Personen mehrere Tiere. Daher hatte ich die Lösung mit dem"Ankreuzen" für mich gefunden, um entsprechend jeweils zu filtern (also: Ich brauche eine externe Datei, die alle Stammdaten von den Katzenbesitzern aktuell aus der Urliste zieht; Gleiches benötige ich für die Hunde, und manchmal darf ein und dieselbe Person in verschiedenen Dateien auftauchen. Es ist nur interessant, dass derjenige tatsächlich einen Hund hat; oder eben eine Katze, wenn ich die andere externe Datei öffne.

Ich hoffe, ich konnte mich etwas erklären und kann weiterhin auf Hilfe hier im Forum bauen. ich lerne auch gerne dazu, wenn mir da jemand etwas erklärt...

Danke und liebe Grüße
Jens

[gmg-cc]

Moin Jens,

Warum ich zwei verschiedene Dateien benötige? Es ist tatsächlich so, dass ich mein Problem einfach beschrieben hatte und es auf das Nötigste herunterbrechen wollte. Daher ein Beispiel mit Tieren - tatsächlich ist die Sache komplexer.

Nun ja, ich kann mich natürlich nur auf die Vorgaben beziehen.

Es ist auch etwas, was ich im Job verwenden will - zwei getrennte Dateien sind da unumgänglich.

OK, die getrennte Datei lasse ich erst einmal außen vor.

In meiner Mustertabelle hatte ich das so versucht wie Du mit der Pivot-Tabelle, was aber komplett anders aussieht bei mir. Du hast in die erste Spalte nun jedem sein Tierchen zugeordnet. Tatsächlich (um es auf das Beispiel anzuwenden) haben aber manche Personen mehrere Tiere. Daher hatte ich die Lösung mit dem"Ankreuzen" für mich gefunden, um entsprechend jeweils zu filtern (also: Ich brauche eine externe Datei, die alle Stammdaten von den Katzenbesitzern aktuell aus der Urliste zieht; Gleiches benötige ich für die Hunde, und manchmal darf ein und dieselbe Person in verschiedenen Dateien auftauchen. Es ist nur interessant, dass derjenige tatsächlich einen Hund hat; oder eben eine Katze, wenn ich die andere externe Datei öffne.

Keineswegs... also, ich habe durchaus einigen Besitzern mehrere Tiere zugeordnet. Sortiere die Namen in Spalte_B einmal, und du wirst es sehen. Und in der PT kannst du wunderbar in B1 filtern, probiere es aus. Das einige, was wirklich ganz anders ist: Die Stammdaten (Urliste) sind so aufgebaut, dass 1 Tier 1 Namen in 1 Zeile hat. So funktioniert das dann auch mit einer PT besser.

Ich habe so den Verdacht, dass die getrennte Datei -aus welchen Gründen auch immer- ausschließlich die gefilterten Daten enthalten darf. Da würde ich dann aber mit VBA arbeiten oder eine Datenbank einsetzen.