Office 2016 flexible Schnellbausteine

[Studierender]

Liebe Office-Genossen,
ich bräuchte Euren weisen Rat, denn ich suche eine bestimmte Funktion um meine E-Mail Beantwortung zu verbessern.
Hintergrund:
ich beantworte täglich ca. 100 Mails, die sich aus sich sehr oft wiederholenden Textbausteinen zusammensetzen. Diese Textbausteine wiederholen sich häufig, pro Mail sind aber mehrere - und in ihrer Zusammenstellung unterschiedliche - zu benutzen. Hierfür eignet sich die Funktion Schnellbausteine sehr gut, es gibt nur ein Problem, einige (wenige) der Textbausteine benötigen in nicht hierfür zu vernachlässigender Zeit Aktualisierungen.
ich versuche ein möglich effizientes System aufzubauen, dass dann 2 Kollegen für mich übernehmen werden.

Abgesehen von diesen, sich wandelnden Textbausteinen, halte ich die Funktion Schnellbausteine im Outlook 2016 für meine belange für perfekt: mit Stichwort und F3, so stelle ich mir das vor. Das Problem ist das Abändern - die Textbausteinvorlagen sind recht unpraktisch hinterlegt, dass man um den Text zu bearbeiten, immer die letzte Version umständlich löschen muss etc.

Meine Frage:gibt es da eine Alternative, die die gleichen Vorteile nutzt? Wunderbar wäre das, wenn es eine Funktion wäre in der 3 unterschiedliche E-Mail Accounts diese Änderungen vornehmen könnten. Wie kann ich das anders organisieren? Gäbe es z.B. eine Möglichkeit die Textbausteine in einem andern Office Programm z.B. Word zu hinterlegen, sodass ich wenn ich die einzelnen Quelldokumente aus Word aktuell halte, die von uns genutzen Schnellbausteine automatisch mit-aktualisieren?

Danke und in gespannter Erwartung,
der Studierende